Kelebihan dan Kekurangan Penerapan Outsourcing di Bidang Sistem Informasi

Penerapan dan pengembangan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Keberadaan sistem informasi mutlak diperlukan oleh setiap perusahaan yang ingin bersaing di era kompetesi global seperti saat ini. Sistem informasi yang dibangun harus memenuhi kebutuhan perusahaan untuk dapat menganalisis masalah dengan tepat sehingga menghasilkan pengambilan keputusan yang tepat. Selain itu, sistem informasi harus mampu mendukung kegiatan operasional perusahaan dengan efisien dan efektif.

Penyediaan dan pengelolaan sistem informasi di suatu organisasi atau perusahaan dapat dilakukan melalui outsourcing.

OUTSOURCING

Berdasarkan pengertian outsourcing yang tercantum dalam UU No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang menyatakan adanya suatu perjanjian kerja yang dibuat antara pengusaha dengan tenaga kerja dimana perusahaan tersebut dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis, dapat dikatakan bahwa outsourcing adalah pemindahan fungsi pengawasan dan pengelolaan suatu proses bisnis kepada perusahaan penyedia jasa. Melalui outsourcing, pada jangka waktu tertentu perusahaan dapat melepaskan penyediaan dan pengelolaan sistem informasi kepada pihak penyedia jasa. Terdapat tiga unsur penting dalam outsourcing, yaitu:

1. Pemindahan fungsi pengawasan
2. Pendelegasian tanggung jawab atau tugas suatu perusahaan
3. Menitikberatkan pada hasil atau output yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Sementara itu,  IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi eksternal untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah desktop, jaringan, aplikasi dan web hosting. IT Outsourcing dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:

1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware.
2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri.
4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

Perusahaan akan mencari cara untuk dapat meningkatkan daya saingnya, mengurangi biaya yang timbul dan juga resiko pekerjaan, sehingga perusahaan akan melakukan analisis internal untuk mengetahui pekerjaan apa yang dapat diserahkan ke pihak ketiga meskipun pengawasan dari perusahaan harus tetap ada.

Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan sistem informasi diantaranya:

1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
4. Faktor waktu/kecepatan.
5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil

Sebagai contoh, sekolah harus memiliki database mengenai jumlah murid, jumlah guru dan karyawan, daftar perlengkapan sekolah, jadwal pelajaran, serta pembangunan website sekolah sebagai sarana informasi dan promosi kepada masyarakat. Sekolah dapat melakukan kontrak kerjasama dengan perusahaan IT yang bergerak dalam penyediaan sistem informasi database. Setelah melalui diskusi antar kedua belah pihak, perusahaan IT akan mengetahui kebutuhan dari klien dan menyiapkan database yang sesuai. Setelah, database tersebut diterima oleh pihak sekolah, perusahaan IT dapat melakukan uji coba sistem terlebih dahulu sebelum implementasi disekolah tersebut. Perusahaan IT kemudian berkewajiban untuk melakukan operasionalisasi dan memelihara sistem database yang telah dibangun sesuai dengan standar kerja yang telah disepakati sebelumnya.

Meskipun penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis.

Penelitian yang dilakukan oleh divisi riset PPM Manajemen terhadap 44 perusahaan dari berbagai industri, terdapat lebih dari 50% perusahaan di Indonesia menggunakan jasa outsource, yaitu sebesar 73%. Sedangkan sebanyak 27%-nya tidak menggunakan jasa outsource dalam operasional di perusahaannya. Dari 73% perusahaan yang menggunakan jasa outsource diketahui 5 alasan menggunakan outsourcing, yaitu agar perusahaan dapat fokus terhadap core business (33.75%), untuk menghemat biaya operasional (28,75%), turn over karyawan menjadi rendah (15%), modernisasi dunia usaha dan lainnya, masing-masing sebesar 11.25%.

IT Outsourcing tidak selamanya memberikan manfaat positif bagi perusahaan. Berikut ini adalah penjabaran tentang beberapa kelebihan dan kekurangan aplikasi IT outsourcing di perusahaan.

Kelebihan dan Kekurangan IT Outsourcing

Kelebihan

Kekurangan

- Business owner bisa fokus pada core business - Mempercepat proses adaptasi terhadap perubahan bisnis -       Manajemen SI yang lebih baik, SI dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya - Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan - Bagian dari modenisasi dunia usaha - Meningkatkan daya saing perusahaan dengan efisiensi penggunaan fasilitas dan teknologi - Memfasilitasi downsizing, sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai

- Ketidakpastian status ketenagakerjaan dan ancaman PHK bagi tenaga kerja - Perbedaan perlakuan Compensation and Benefit antara karyawan internal dengan karyawan outsource - Pengawasan dan kontrol langsung sulit dilakukan - Informasi merupakan aset berharga bagi perusahaan, jika salah pengelolaan bisa berbalik menjadi bumerang - Loss of flexibility (kontrak diatas 3 tahun), perubahan teknologi baru tidak bisa diadaptasi dengan cepat oleh perusahaan - Adanya hidden cost (biaya pencarian vendor, biaya transisi, dan biaya post outsourcing) - Timbulnya ketergantungan terhadap perusahaan penyedia jasa outsourcing

Sumber :

http://www.malangnet.wordpress.com/Seputar-Tentang-Tenaga-Outsourcing/

http://marina.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/03/kelebihan-dan-kekurangan-penerapan-outsourcing-di-bidang-sistem-informasi/